Crea un pronóstico de flujo de efectivo para tu negocio

¿Sabías que el 80% de todas las pequeñas empresas fracasan porque se quedan sin efectivo? No queremos que tu negocio sea una de esas estadísticas. Por lo tanto, si deseas hacer crecer tu negocio de manera sostenible y lograr el éxito a largo plazo, es fundamental sentarte a hacer un pronóstico de flujo de efectivo.

Ahora sabemos que este probablemente no sea tu tema favorito: para muchas(os) de nosotras(os) es tan doloroso pensar en ello como una visita al dentista. Pero, como ir al dentista, la previsión del flujo de efectivo es un paso vital para tu salud… como propietaria(o) de una pequeña empresa.

Queremos ayudar a que la previsión del flujo de caja sea lo más clara y sencilla posible, para que puedas centrarte en la utilidad de esa previsión como mapa para alcanzar el éxito.

¿Qué es exactamente un pronóstico de flujo de efectivo y por qué es importante?

Un pronóstico de flujo de efectivo registra todo el efectivo que entra y sale de un negocio. El efectivo que queda en tu cuenta de negocios al final del mes no es lo mismo que tu ganancia neta. En realidad, puede ser muy diferente, y una empresa que tiene un gran margen de beneficio puede quedarse sin efectivo debido a un flujo de caja inestable. Esto puede dejarte corto de efectivo en momentos críticos.

Si pudieras anticipar cuándo ocurrirían algunos de estos momentos difíciles y prepararte para ellos antes de que ocurran (obteniendo algún financiamiento adicional, recortando gastos, logrando que tus clientes le paguen más rápido, retrasando el pago a tus proveedoras(es), etc.), entonces las fluctuaciones de tu flujo de caja tendrán menos impacto en el éxito o el fracaso de tu empresa.

Cómo crear una previsión de flujo de caja

Idealmente, creas esto en una hoja de cálculo, pero incluso si solo lo escribes con lápiz sobre papel, es mejor que no hacerlo. Una de las formas más sencillas de comenzar es buscar “la mejor plantilla de flujo de efectivo” para encontrar y descargar una en línea.

Hay cuatro pasos básicos:

1. Decide qué tan lejos pronosticarás en el futuro.
   • 12 meses es el período de tiempo típico para pronosticar: puede ser complicado trazar las cosas mucho más a medida que cambian los mercados y los entornos. Trata cada mes por separado en tu pronóstico.
2. Calcula tus ventas y otras entradas de efectivo.
   • Es importante darse cuenta de que las ventas no son tus únicas formas de entrada de efectivo. Otros ejemplos de entrada de efectivo incluyen un anticipo de préstamo, una contribución o inversión del negocio y ganancias de la venta de equipos comerciales.
3. Calcula tus costos y otras salidas de efectivo.
   • Ten en cuenta que los gastos no son tus únicas formas de salida de efectivo. Otros ejemplos de flujo de salida de efectivo incluyen reembolsos de préstamos, distribuciones de propietarias(os) y compras de activos.
4. Y, lo más importante, calcula cuándo recibirás o pagarás dinero.

En los pasos 2 y 3, si no estás segura(o) de si algo se ajusta a tu pronóstico, la regla básica es: incluye cualquier transacción que afecte a tu cuenta bancaria de negocios.

Tipos de flujo de efectivo

Hay cinco categorías principales de números en tu pronóstico:

1. Ingresos (separar las principales fuentes de ingresos)
2. Costo de bienes/ventas
3. Costos operativos (cosas como nómina, alquiler, servicios públicos, seguros, etc.)
4. Compras de activos/equipos (cualquier compra única grande de activos)
5. Disposiciones y reembolsos de préstamos

Una vez que hayas decidido el nivel de detalle de tus ingresos y pronosticado cuáles serán tus ventas cada mes (basado en tendencias pasadas o alguna investigación confiable), deberás ingresar el costo de ventas. Estos son los costos que están directamente relacionados con las ventas.

Por ejemplo, si vendes pasteles, tu costo de ventas será el costo de los diferentes ingredientes y el proceso de fabricación en un mes para hacer pasteles. Es posible que en ocasiones escuches que este tipo de costos se denominan costos “variables”, ya que varían según las ventas.

Anticipa las brechas de tiempo y flujo de efectivo

Es fundamental en un pronóstico de flujo de efectivo registrar cuándo se realizan realmente los pagos a un(a) proveedor(a) por el costo de las ventas/costos variables. Aquí es donde las empresas pueden quedar atrapadas en un aprieto de efectivo: la mayoría de las veces, tienes que pagar tus proveedoras(es) antes de que tus clientas(es) te paguen por tus ventas.

Esto es especialmente difícil para las empresas nuevas sin historial de crédito y sin poder de negociación: un(a) proveedor(a) te exigirá que pagues de inmediato, pero un gran cliente podría tomar su tiempo para pagarte.

Debes poder anticipar estas brechas de flujo de efectivo y tomar medidas para evitarlas por adelantado. Recuerda agregar pagos periódicos o anuales también (remesas trimestrales de impuestos sobre las ventas y cuotas anuales de seguro) para asegurarte de tener suficiente efectivo disponible para pagarlas(os) cuando venzan.

Finalmente, no olvides transferir cualquier exceso de efectivo o déficit de efectivo del mes anterior al mes siguiente, y de manera similar hacia los meses futuros… no necesariamente comienza con cero dólares cada mes.

Prevenido vale por dos

Abordar el pronóstico de flujo de efectivo como una parte vital de la información comercial para que tu administres tu negocio puede requerir un cambio de mentalidad. Pero se honesta(o) contigo misma(o), ¿no preferirías saber de antemano si se prevé que te quedarás sin efectivo en el mes 6, de modo que puedas estar lista(o) para hacer algo al respecto, en lugar de desear que desaparezca milagrosamente?

No deseches la práctica de hacer un pronóstico de flujo de efectivo porque no te gustan los números que estás produciendo; en su lugar, toma medidas para aumentar tus ventas, recortar tus gastos generales, ¡y haz que el próximo año sea el mejor hasta ahora!

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Autor(a)

Nicki Parr

Fecha

Actualizado el 4 de octubre de 2022