7 costosos errores contables

Todas(os) las(os) propietarias(os) de pequeñas empresas saben que no hay lugar para errores contables costosos. Evita estos errores para evitar pérdidas financieras en tu negocio.

1 – Mezclar las finanzas personales y de negocio

Crea una cuenta bancaria de negocios. Esta es una necesidad absoluta. No mezcles tus cuentas bancarias de negocio y personales. Eso no significa que nunca puedas sacar dinero de tu negocio para gastos personales, simplemente no pagues tus gastos personales con fondos de negocio.

Si necesitas dinero para pagar tus gastos personales, escribe un cheque de tu cuenta de negocio y deposítalo en tu cuenta personal. No comiences a escribir cheques desde la cuenta de negocio para tus alimentos, servicios públicos, etc. Tus registros contables serán mucho más fáciles de mantener si tienes cuentas bancarias separadas.

2 – No conciliar tus cuentas bancarias

Siempre asegúrate de conciliar tu cuenta bancaria al final de cada mes. Muchas(os) propietarias(os) de pequeñas empresas utilizan software de contabilidad como QuickBooks, que te permiten descargar la actividad bancaria en el software, pero no se detenga ahí.

El paso final es conciliar las cuentas bancarias de negocio con los extractos bancarios. Es posible que descubras gastos que se han perdido o depósitos de clientes que han rebotado. Hay una solución simple a este problema: asegúrate de que tus conciliaciones estén completas y se realicen regularmente.

3 – Elegir la formación y estructura empresarial equivocada

Hay varias estructuras comerciales diferentes para elegir; los más populares son propietario único, sociedad, corporación y LLC. Además de tus diferentes requisitos legales/informativos, cada estructura tiene una obligación fiscal diferente.

Investiga y aprende las ventajas y desventajas de cada estructura para encontrar la que mejor se adapte a tu situación y objetivo final. Y no te limites a escuchar a tu amiga(o), pariente o vecina(o). Hay dos expertos clave a los que querrás contratar para que te ayuden con tu decisión: un(a) abogado(a) y un CPA.

4 – Faltar los plazos de declaración e impuestos

Asegúrate de conocer todos los plazos para tu negocio. Cada dueña(o) de negocio tiene diferentes plazos dependiendo de su negocio y estructura empresarial.

Asegúrate de saber cuándo debes enviar información porque las multas y los intereses realmente pueden dañar el flujo de efectivo de una empresa. Un(a) contador(a) puede ayudar a planificar las fechas de vencimiento, pero aún deben estar informados(as) sobre tus requisitos.

Otros plazos incluyen declaraciones y pagos de nómina, declaraciones y pagos de impuestos sobre las ventas, declaraciones y pagos de impuestos especiales, etc.

5 – No revisar los datos financieros de forma regular

Hay tres informes financieros clave que las(os) propietarias(os) de una empresa deben producir y revisar con regularidad.

La mayoría de la gente está familiarizada con el estado de pérdidas y ganancias. Sí, este informe es importante. Pero además, también deben estar preparando un balance y un estado de flujo de efectivo.

Existen diferencias importantes entre todos estos informes y mantenerlos actualizados y precisos puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de tu empresa o no.

6 – Atajos en tu sistema contable

Los clientes me preguntan todo el tiempo cómo deben organizar sus registros. No hay necesariamente una forma correcta o incorrecta (¡a menos que estés poniendo tus recibos en una caja de zapatos!) para hacer esto. Si se te muestra una forma complicada de mantener tus registros, probablemente no lo hagas.

Trabajar con tus registros financieros y contables debe hacerse de una manera sistemática y consistente que tenga sentido para ti. Si manejas las cosas de manera diferente cada mes, los informes que produzcas no serán precisos. Una vez que implementes un sistema, apégate a él.

Una vez que tengas tu sistema en su lugar para crear tus finanzas, aprende a leer y comprender los datos. Los informes pueden brindarte mucha información para ayudarte a tomar decisiones informadas sobre tu negocio.

7 – No estar preparada(o) para una auditoría del IRS/FTB

Es comprensible que la mayoría de las(os) propietarias(os) de pequeñas empresas teman ser auditados por el IRS o el Franchise Tax Board (FTB). Sin embargo, hay pasos que propietarias(os) de una empresa deben implementar para navegar a través de una auditoría con un resultado “sin cambios”:

1. Un buen mantenimiento de registros es esencial. No trabajes con una caja de zapatos llena de recibos. Tienes que poder comprobar todas las deducciones que tomas en tu declaración de impuestos. La única forma de hacer esto es mantener los registros en buen orden e informar lo que es exacto. Los números redondeados para el IRS son una señal de alerta porque demuestran que no estás manteniendo los números exactos. Durante una auditoría, el IRS solicitará estados financieros. Estos estados financieros deben ser precisos y corresponder con la declaración de impuestos.
2. Al preparar tu declaración de impuestos de negocio, deseas evitar las señales de alerta. Por ejemplo, los gastos de comidas, viajes y entretenimiento siempre están sujetos a exposición. No te preocupes si estos son gastos legítimos. Un indicador de auditoría puede deberse a tu tipo de industria y no necesariamente al gasto. Por ejemplo, un contratista que viaja a los clientes puede tener grandes gastos de automóvil, pero la(el) dueña(o) de un restaurante no.
3. La mayoría de las personas se enfocan en sus deducciones, pero no pases por alto tus ingresos. Quieres reportar todos tus ingresos. No pienses que solo porque no recibiste un 1099 de un cliente, no tienes que reportar los ingresos. Si tus registros son precisos, no tendrás que confiar en lo que podrías mostrar en un 1099.
4. Tener pérdidas, gastos superiores al promedio y bajos ingresos puede ser una señal de alerta común. Conoce tu exposición y manten los documentos correctos para respaldar los números.

Comprender las finanzas de tu negocio y optimizar tus sistemas financieros puede ser confuso y llevar mucho tiempo al principio, pero hacer los cambios correctos puede ahorrarte tiempo y dinero en el futuro. No tengas miedo de hacer preguntas y buscar asesoramiento/educación de organizaciones como WEV, así como tu CPA, para encontrar las mejores prácticas financieras que funcionen para ti.

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Autor(a)

Lauren Rosson

CPA en Rosson CPA

Fecha

Actualizado el 6 de junio de 2022