Conceptos básicos de Registros: ¡Manténlo simple!

Cuando inicias un nuevo negocio, la creación y el mantenimiento de registros de negocio separados de los registros personales es esencial y fundamental para ayudarte a analizar el rendimiento de tu negocio. La clave de esta práctica es mantenerlo simple. Aquí hay 4 pasos para ayudar a mantener registros separados para tu negocio:

1 – Manten una carpeta de actividades semanales

Establece una carpeta exclusiva para guardar semanalmente las facturas comerciales/recibos de ingresos y las facturas/gastos pagados. Etiqueta la carpeta “Recibos de ingresos y gastos comerciales semanales”. (Esta carpeta puede estar en línea o impresa, pero ten cuidado de no duplicarla o omitirla si mezclas y combinas sistemas).

2 – Asigna un día de contabilidad semanal

Designa un día por semana, generalmente el día después de tu día laboral más ocupado, para revisar la carpeta “Recibos de ingresos y gastos comerciales semanales”.

Ingresa cada artículo de ingresos y gastos en el sistema de mantenimiento de registros financieros de tu negocio elegido. Puedes usar un libro de trabajo de Excel o Google Sheets, una aplicación de contabilidad simple como Wave o QuickBooks si tienes habilidades de contabilidad más sólidas.

Limita el número de categorías y elige nombres de categoría básicos para mantenerlo simple. Para elementos de ingresos, simplemente clasifícalos en tus finanzas en la categoría “Ingresos”. Para artículos de gastos, las siguientes categorías podrían incluir “Suministros”, “Seguro”, “Correo y envío”, “Alquiler”, “IT”, “Cargo de Internet”, etc.

Siempre debes tener el recibo original como referencia en caso de que necesites ubicar más detalles sobre el elemento de gasto/ingreso en el futuro.

3 – Presenta tus registros con regularidad

Después de registrar las facturas/recibos semanales en tu sistema de contabilidad, archiva cada recibo/factura en tu carpeta respectiva. Etiqueta las carpetas individuales dentro de él con descripciones breves que sean comparables o correspondan a las categorías de los estados financieros de tu empresa, tales como: Ingresos/facturas, Suministros, Seguros, Franqueo y envío, Tarifas de licencia, etc.

4 – Cierra cada mes

Después de completar 4 semanas de los tres pasos anteriores, tendrás la actividad de ingresos y gastos de un mes registrada en los estados financieros de tu empresa. Suma la actividad de ese mes y “cierra” el mes.

Cerrar el mes significa que no harás ningún cambio en ese mes ni ahora ni en el futuro. Si te enteras de que registraste incorrectamente algo para un mes cerrado o te reembolsa un cliente algo que recolectó en un mes anterior, corrígelo en el mes existente en el que te enteraste del error. No regreses y cambies el mes en que ocurrió el error. Esto te evitará buscar el historial y recordar si ya hiciste el cambio en el mes anterior o no.

Mantenlo simple

La estrategia fundamental para mantener los registros de negocio separados de los registros personales es crear procesos simples y realizarlos semanalmente. Manteniéndolo simple, será mucho más probable que te mantenga al día con tus finanzas. Mantener registros de negocio separados es clave para administrar la rentabilidad de tu negocio.

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Autor(a)

Rachelle Barnier

CPA en Nasif, Hicks, Harris & Co., LLP

Fecha

Actualizado el 6 de junio de 2022